Business Information Simplified: Expert Guide – Bahkan bagi manajer proposal yang paling berpengalaman sekalipun, menulis ringkasan eksekutif proposal permintaan yang efektif dapat menjadi sebuah tantangan. Bagaimanapun juga, itu harus tepat, jelas dan meyakinkan. Pada saat yang sama, hal ini harus menyampaikan pemahaman mendalam tentang kebutuhan unik pembeli, sekaligus menangkap bagaimana organisasi Anda membantu mereka mencapai tujuan dan memberikan nilai.
Tentu tidak mudah ketika Anda menatap layar kosong, merasa tenggat waktu penyerahan RFP semakin dekat dari menit ke menit. Jadi, untuk menghindari tekanan, saya selalu menyarankan untuk memeriksa satu atau dua contoh ringkasan eksekutif permintaan proposal untuk memulai.
Contents
Business Information Simplified: Expert Guide
Dalam postingan ini, kami akan mendefinisikan ringkasan eksekutif RFP (terkadang disebut ringkasan proposal) dan berbagi perbedaannya dengan surat lamaran. Selanjutnya, kami akan membahas praktik terbaik dalam menulis ringkasan eksekutif untuk RFP, serta cara menggunakan perangkat lunak RFP untuk mempercepat prosesnya. Terakhir, saya akan memberikan contoh ringkasan eksekutif RFP, contoh, dan templat untuk membantu Anda memulai.
Business Model Canvas Template
CATATAN: Jika Anda ingin meringkas proposal Anda sebagai bagian dari respons RFP, Anda dapat mengunduh templat ringkasan eksekutif kami.
Ringkasan proposal eksekutif adalah dokumen yang memberikan gambaran umum tingkat tinggi tentang tawaran, proposal, atau penawaran vendor. Ringkasan eksekutif sebuah proposal biasanya hanya sepanjang beberapa halaman dan mendahului proposal yang lebih panjang dengan banyak informasi mendalam.
Anggap saja seperti jaket buku dengan sketsa. Ringkasan proposal yang efektif membantu pembaca memutuskan apakah mereka ingin membaca lebih lanjut tentang penawaran penjual. Ini berisi ringkasan kebutuhan dan tujuan pembeli, serta solusi dan pengalaman yang diusulkan penjual.
Ringkasan eksekutif proposal juga dapat disebut ringkasan eksekutif RFP, ringkasan eksekutif RFP, ringkasan eksekutif RFP, atau ringkasan respons RFP. Semua istilah ini dapat digunakan secara bergantian.
Dokumen singkat namun kuat ini juga memberikan konteks tambahan untuk dipertimbangkan oleh pembeli atau pengambil keputusan. Tujuannya adalah untuk menginformasikan dan meyakinkan manajemen. Seringkali para eksekutif hanya membaca ringkasan ini dan bukan keseluruhan RFP, jadi jumlah uangnya seharusnya tepat.
“Orang-orang yang membaca ringkasan Anda mengharapkan ringkasan tersebut merangkum elemen paling penting dan menarik dari penawaran Anda, bagaimana hal tersebut memenuhi tujuan spesifik mereka, dan mengapa mereka harus memilih Anda sebagai penyedia mereka dibandingkan yang lainnya.”
Tidak mungkin, membaca tanggapan RFP bukanlah saat yang tepat bagi semua orang. Memang benar, karena sifat pertanyaan dan jawaban RFP yang mendalam, tidak realistis untuk mengharapkan seorang eksekutif memiliki waktu untuk membaca seluruh 50 halaman proposal dari awal hingga akhir. Namun, agen eksekutif sering kali menjadi pengambil keputusan.
Untungnya, ringkasan eksekutif sebuah proposal memberikan solusi. Biasanya muncul dalam satu atau dua halaman, ringkasan ini memungkinkan pemangku kepentingan yang sibuk untuk memahami proposal pemasok dan tanggapan RFP dalam hitungan menit.
Morris Plan Banks
Selain menghemat waktu, ringkasan eksekutif RFP memungkinkan Anda mengatasi kekhawatiran pengemudi yang tidak dibahas dalam pertanyaan RFP. Faktanya, alasan seorang eksekutif membeli solusi seringkali berbeda dengan alasan tim produksi (penjualan, pemasaran, TI, dll.) tertarik.
Tim eksekutif memiliki tujuan strategis yang besar, sedangkan tim produksi memiliki tujuan untuk meningkatkan alur kerja harian mereka. Misalnya, saat kami bekerja dengan tim penjualan, tujuan utama mereka adalah menghemat waktu dan merespons RFP dengan lebih efisien. Namun, eksekutif lebih tertarik pada bagaimana meningkatkan tingkat keuntungan dan pendapatan.
Dengan mengingat hal ini, ringkasan eksekutif proposal Anda memberikan peluang untuk membedakan organisasi Anda dari pesaing. Ini adalah tempat yang tepat untuk mengungkapkan bagaimana perusahaan Anda membantu eksekutif (dan organisasi) mencapai tujuan mereka.
Umumnya, pengelola proposal menulis ringkasan eksekutif RFP. Namun, hal ini tidak selalu terjadi. Padahal, di perusahaan kecil dan menengah, sales atau marketing bisa menulis ringkasan eksekutif proposal.
An Expert Guide To Website Development Tenders
Terlepas dari siapa penulis utama abstraknya, seperti halnya proposal, ini adalah upaya tim. Pastikan setiap orang yang memiliki pengetahuan terbaik tentang kebutuhan peluang, topik proposal yang menang, dan isi proposal dilibatkan. Banyak anggota tim Anda akan berkontribusi atau meninjau ringkasan eksekutif.
Pada titik mana dalam proses tanggapan RFP ringkasan eksekutif harus ditulis? Ya, itu tergantung pada siapa Anda bertanya.
Beberapa orang berpendapat bahwa menulis ringkasan eksekutif proposal di awal garis waktu proposal membantu memandu pesan dan proses Anda. Sebaliknya, pihak lain menyarankan untuk menunggu hingga akhir proses proposal untuk menyiapkan ringkasan eksekutif tanggapan RFP Anda. Dan yang lain berpendapat lebih baik menulis ringkasan proposal sambil jalan.
Seperti yang dapat Anda bayangkan, topik ini sedang hangat diperdebatkan di kalangan proposal profesional. Perbedaan waktu menawarkan beberapa keuntungan:
Project Scope Management Guide Updated
APMP mengajarkan bahwa yang terbaik adalah menulis draf pertama ringkasan eksekutif RFP Anda secara lengkap sejak dini. Dengan menulis ringkasan di awal, Anda dapat menyertakan wawasan yang Anda peroleh dari diskusi tentang apakah akan menawar pelanggan atau tidak, serta isu-isu pemenang yang diidentifikasi dalam rencana pengelolaan penangkapan.
Pilihan lainnya adalah dengan menyertakan ringkasan eksekutif proposal Anda bersama tanggapan RFP Anda. Bid Perfect menyarankan agar ringkasan eksekutif RFP Anda harus menjadi dokumen yang hidup. Hasilnya, revisi dilakukan secara bertahap dan berkesinambungan saat tim mengerjakan proposal: “Kami yakin tidak ada waktu yang ditentukan untuk menulis, namun kami selalu menulis ringkasan eksekutif selama tahap persiapan penawaran.”
“… tulislah di akhir, ketika semua pekerjaan tanggapan lainnya telah selesai. Dengan cara ini, Anda akan memiliki semua pemikiran yang dilakukan dalam mempersiapkan permintaan proposal, memikirkan penerbit, kebutuhan mereka dan solusimu..
Pada akhirnya, masing-masing pendekatan ini berhasil dan hanya Anda yang dapat memutuskan mana dari ketiga pendekatan tersebut yang terbaik untuk Anda. Pertimbangkan proses respons RFP unik organisasi Anda dan tentukan strategi mana yang cocok.
Financial Analyst Resume Examples [with Guidance]
Sekilas, ringkasan eksekutif dan surat lamaran RFP mungkin tampak sama. Agaknya, keduanya mengantisipasi keseluruhan respons RFP dan hanya memakan satu halaman. Selain itu, penerbit RFP sering kali tidak menetapkan persyaratan atau parameter apa pun untuk dokumen mana pun. Jadi mudah untuk melihat mengapa keduanya tertukar. Namun, setiap dokumen memiliki tujuan unik dan memerlukan pendekatan berbeda.
Sederhananya, ringkasan eksekutif adalah ikhtisar tingkat tinggi dari proposal Anda. Tujuannya agar pembaca cepat memahami unsur-unsur penting proposal. Anggap saja seperti uraian singkat di belakang buku. Tanpa membaca keseluruhannya, siapa pun dapat membaca ringkasan eksekutif dan memahami fitur utama proposal Anda.
Di sisi lain, surat lamaran RFP lebih dari sekedar salam dan perkenalan. Akibatnya, ringkasan ini bisa menjadi sedikit lebih formal daripada ringkasan eksekutif. Surat lamaran yang bagus akan memberikan kesan pertama yang positif kepada pembaca tentang perusahaan Anda dan mendorong mereka untuk menggali lebih dalam keseluruhan proposisi Anda.
Terlepas dari perbedaannya, jika ditulis dengan baik, ringkasan eksekutif dan surat lamaran dapat membantu membuat proposal Anda lebih mudah diingat. Namun, penting untuk diingat bahwa dokumen bukanlah promosi penjualan tentang bisnis Anda. Faktanya, keduanya harus berpusat pada pelanggan dan berorientasi pada manfaat.
Communicate It Business Value: A Comprehensive Guide
Pertanyaan umum lainnya yang muncul ketika membahas ringkasan proposal dan surat lamaran adalah apa yang terjadi pertama kali saat menyerahkan RFP akhir Anda. Sekali lagi, jawaban atas pertanyaan ini bergantung pada siapa Anda bertanya. Cara sederhana untuk mengambil keputusan adalah: “Jika pengambil keputusan hanya bisa membaca salah satu dari dua halaman ini, halaman mana yang akan Anda pilih?” Dalam kebanyakan kasus, kami menganggap jawabannya adalah ringkasan.
Strategi penulisan ringkasan eksekutif yang efektif membagi konten menjadi empat bagian: kebutuhan, hasil, solusi, dan bukti. Dikembangkan oleh Dr. Tom Sant, penulis Proposal Bisnis Persuasif, pendekatan ini adalah akronim NOSE. Ringkasan eksekutif Anda harus membahas empat bidang berikut:
Menurut Dr. Sant, dengan mengatur ringkasan eksekutif Anda untuk bertemu dengan NOSE, Anda akan menjawab tiga pertanyaan paling penting yang diajukan para eksekutif:
Banyak tenaga penjualan membuat kesalahan dengan lebih berfokus pada hal-hal yang “singkat” daripada “eksekutif”. Ingatlah bahwa ringkasan proposal eksekutif Anda tidak boleh menjadi isi tanggapan RFP. Ini harus sesuai dengan pandangan eksekutif.
What Are The Best Technical Resume Writing Services?
Sekarang setelah Anda memiliki semua dasar-dasarnya, mari kita bahas beberapa praktik terbaik untuk meminta ringkasan eksekutif proposal Anda.
Seperti tanggapan RFP Anda, fokus ringkasan eksekutif haruslah pada pelanggan. Saat Anda menulis, ingatlah. Pastikan Anda memenuhi kriteria, kebutuhan, dan tujuan mereka. Tambahkan hal-hal spesifik yang telah Anda identifikasi sebagai prioritas dan jelaskan bagaimana solusi Anda memberikan nilai tambah pada area tersebut.
Pesan Anda harus diterima oleh para eksekutif dan pemangku kepentingan. Jika memungkinkan, ceritakan kisah sukses pelanggan yang tak terlupakan dan berdampak yang menghidupkan nilai Anda. Alternatifnya, Anda dapat mentransfernya
Jurusan business information technology, business information technology binus, global business guide
